บทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ
Organization Decision Management

ความหมายขององค์กร

    กลุ่มคนที่รวมตัวกันเพื่อดำเนินการในกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในการรวมตัวจะต้องมีการจัดระเบียบการติดต่อ การแบ่งงานกันทำและต้องมีการประสานประโยชน์ของแต่ละบุคคลด้วย

ความหมายขององค์กรในลักษณะเป็นหน่วยงาน
   เพื่อประกอบกิจกรรมองค์กรในลักษณะนี้หมายถึงการรวมตัวของบุคคลจำนวนตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาช่วยทำกิจกรรม โดยมีวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งที่แน่นอน มีสถานที่ทำงานเป็นหน่วยงาน มีวัสดุอุปกรณ์เครื่องมือและทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานมีการจัดระบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่มาร่วมปฏิบัติงาน

ความหมายขององค์กรในลักษณะเป็นโครงสร้างของสังคม 
   เพราะองค์กรเป็นศูนย์รวมของกิจการที่ประกอบขึ้นเป็นหน่วยงานเดียวกัน เมื่อหน่วยงานหลายๆ หน่วยงานรวมกันขึ้นจะมีลักษณะเป็นสังคมมีการประสานกิจกรรมของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายร่วมกันให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการ

ภาพแสดงองค์ประกอบพื้นฐานขององค์กร

องค์ประกอบของการผลิต

    การผลิตมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการ อันได้แก่ ปัจจัยนำเข้า (Input), กระบวนการแปลงสภาพ(Conversion Process) และผลผลิต (Output) โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ปัจจัยนำเข้า (Input) คือทรัพยากรขององค์การที่ใช้ผลิตทั้งที่เป็นสินทรัพย์ที่มีตัวตน (Tangible Assets) เช่น วัตถุดิน เครื่องจักรอุปกรณ์ และสินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน(Intangible Assets) เช่น แรงงาน ระบบการจัดการ ข่าวสาร ทรัพยากรที่ใช้จะต้องมีคุณสมบัติแลประโยชน์ใช้สอยที่เหมาะสม และมีต้นทุนการผลิตที่ต่ำ เพื่อให้สินค้าสำเร็จรูปสามารถแข่งขันทางด้านราคาได้ในท้องตลาด

2. กระบวนการแปลงสภาพ (Conversion Process) เป็นขึ้นตอนที่ทำให้ปัจจัยนำเข้าที่ผ่านเข้ามามีการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ ได้แก่

               - รูปลักษณ์ (Physical) โดย การผ่านกระบวนการผลิตในโรงงาน

               - สถานที่ (Location) โดย การขนส่ง การเก็บเข้าคลังสินค้า
               - การแลกเปลี่ยน (Exchange) โดย การค้าปลีก การค้าส่ง
               - การให้ข้อมูล (Informational) โดย การติดต่อสื่อสาร
               - จิตวิทยา (Psychological) โดย การนันทนาการ ฯลฯ

3. ผลผลิต (Output) เป็นผลได้จากระบบการผลิตที่มีมูลค่าสูงกว่าปัจจัยนำเข้าที่รวมกันอันเนื่องมาจากที่ได้ผ่านกระบวนการแปลงสภาพ ผลผลิตแบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ สินค้า (Goods) และบริการ (Service) ซึ่งมีลักษณะแตกต่างกันหลายประการ

ภาพแสดงความหมายทางเทคนิคทางจุลภาคขององค์กร

คุณสมบัติขององค์กร

กระบวนการและขั้นตอนทางธุรกิจ

          กระบวนการ - บางครั้งเรียกว่าปฏิบัติการมาตรฐาน

        ขั้นตอน – เป็นกฎระเบียบขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน เป็นการคาดการณ์สถานการณ์ที่ได้รับการพัฒนาเพื่อรับมือกับความจริงทั้งหมด เมื่อพนักงานได้เรียนรู้ขั้นตอนเหล่านี้พวกเขาจะเป็นผลผลิตสูงและมีประสิทธิภาพ ทำให้บริษัทสามารถลดต้นทุนเมื่อเวลาผ่านไปอย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

วัฒนธรรมองค์กร

     วัฒนธรรมองค์การถือเป็นพลังรวมที่มีประสิทธิภาพนั่นเอง ยับยั้งความขัดแย้งทางการเมืองและส่งเสริมให้เกิดการร่วมกัน ความเข้าใจข้อตกลงเกี่ยวกับขั้นตอนและข้อตกลงทั่วไป การปฏิบัติ ถ้าเราทั้งหมดร่วมกันสมมติฐานทางวัฒนธรรมพื้นฐานเดียวกัน, ข้อตกลงในเรื่องอื่น ๆ จะมีโอกาสมากขึ้น

สภาพแวดล้อมขององค์กร

        สภาพแวดล้อมที่กำหนดสิ่งที่องค์กรสามารถทำได้ แต่องค์กรสามารถมีอิทธิพลต่อสภาพแวดล้อมของพวกเขาและตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมโดยสิ้นเชิง เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญในการช่วยองค์กรตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงด้านสิ่งแวดล้อมและในการช่วยเหลือองค์กรทำหน้าที่ในเรื่องสิ่งแวดล้อม

โครงสร้างองค์การ

      หมายถึง  ระบบการติดต่อสื่อสาร และอำนาจบังคับบัญชาที่เชื่อมต่อคน และกลุ่มคนเข้าด้วยกัน  เพื่อทำงานร่วมกันจนบรรลุเป้าหมายขององค์การ

      ประเภทขององค์การ (Types of Organization)

การจำแนกองค์การโดยยึดโครงสร้าง (สมคิด บางโม, 2538) แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้

1.  องค์การแบบเป็นทางการ (formal organization) เป็นองค์การที่มีการจัดโครงสร้างอย่างเป็นระเบียบแบบแผนแน่นอน การจัดตั้งมีกฎหมายรองรับ บางแห่งเรียกว่า องค์การรูปนัย ได้แก่ บริษัท มูลนิธิ หน่วยราชการ กรม โรงพยาบาล โรงเรียน ฯลฯ ซึ่งการศึกษาเรื่ององค์การและการจัดการจะเป็นการศึกษาในเรื่องขององค์การประเภทนี้ทั้งสิ้น 

2.  องค์การแบบไม่เป็นทางการ (informal organization) เป็นองค์การที่รวมกันหรือจัดตั้งขึ้นด้วยความพึงพอใจและมีความสัมพันธ์กันเป็นส่วนตัว ไม่มีการจัดระเบียบโครงสร้างภายใน มีการรวมตัวกันอย่างง่ายๆ และเลิกล้มได้ง่าย องค์การแบบนี้เรียกว่า องค์การอรูปนัย หรือ องค์การนอกแบบ เช่น ชมรมต่างๆหรือกลุ่มต่างๆ อาจเป็นการรวมกลุ่มกันตามความสมัครใจของสมาชิกกลุ่ม ซึ่งเนื่องมาจากรายได้ อาชีพ รสนิยม ศาสนา ประเพณี ตำแหน่งงาน ฯลฯ

ความสัมพันธ์ของสารสนเทศกับองค์กร

      องค์กรต่างๆ มีวัตถุประสงค์ที่จะบรรลุผลสำเร็จและก่อให้เกิดความได้เปรียบที่เหนือกว่าคู่แข่งขัน โดยการนำเอาเทคโนโลยีของเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นจำนวนเพิ่มมากขึ้น เช่น การควบคุมสิทธิของการใช้งานให้ผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวสามารถทำงานร่วมกันได้ การที่มีข่าวสารหรือสารสนเทศเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ต้องมีคลังในการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารเหล่านั้นที่เป็นระบบ จึงมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการกับเอกสาร ระบบการจัดการที่ช่วยในการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร การใช้โปรแกรมเชิงวัตถุ (object - oriented programming) ในการสร้างเว็บไซด์เพื่อการทำธุรกรรมทางการค้า เนื่องจากมีการผลิตเทคโนโลยีที่สามารถพกพาไปไหนได้อย่างสะดวก เช่น PDA , LAPTOP เป็นต้น ทำให้ง่ายสำหรับการทำงาน

ผลกระทบของระบบสารสนเทศเกี่ยวกับองค์กร (IMPACT OF INFORMATION SYSTEMS ON ORGANIZATIONS)

1. ผลกระทบในด้านการเงิน (ECONOMIC IMPACTS)

          การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในระบบงานะนาคารทำให้เกิดระบบออนไลน์ต่างสาขา และรบบเงินด่วน หรือเอทีเอ็ม (ATM) ในทัศนะของธนาคารนับว่าเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้า ประหยัดค่าใช้จ่ายและบุคลากรพร้อม ๆ กับเพิ่มอำนาจในการแข่งขันของธนาคารไปด้วย แต่ในด้านผู้เป็นลูกค้าแล้วปรากฏว่าความสะดวกนี้ไม่ใช้เฉพาะแต่ในด้านการฝากถอนเงินเท่านั้น หากยังสะดวกในด้านการจับจ่ายใช้สอยอีกด้วย ก่อนที่จะมีบัตรเอทีเอ็มและบัตรเครดิตใช้นั้น ร้านต่าง ๆ ปิดตั้งแต่ตอนเย็น หลังจากนั้นห้างสรรพสินค้าบางแห่งเปิดถึงเที่ยงคืน บางแห่งเปิดตลอดคืนเพราะสามารถจับจ่ายใช้สอยโดยไม่มีขีดจำกัดด้านเงินสดในกระเป๋า นักธุรกิจและนักเศรษฐศาสตร์เห็นว่าการที่คนไทยหยิบเงินมาใช้จ่ายได้ง่ายนั้นเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจขยายตัวเพิ่มขึ้น

2. ผลกระทบขององค์กรและพฤติกรรม (ORGANIZATIONAL AND BEHAVIORAL IMPACTS)

         ระบบสารสนเทศสามารถลดจำนวนระดับในองค์กรได้โดยการให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการกำกับดูแลแรงงานจำนวนมากและโดยให้พนักงานระดับล่างมีอำนาจในการตัดสินใจมากขึ้น

 Flattens Organizations 

ความหมายในการออกแบบและการทำความเข้าใจระบบสารสนเทศ

    เทคโนโลยีสารสนเทศหมายถึง “เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง ความรู้ในผลิตภัณฑ์ หรือในกระบวนการดําเนินการใด ๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์(software) คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ (hardware) การติดต่อสื่อสาร การรวบรวมและการนําข้อมูลมาใช้อย่างทันการ เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพทั้งทางด้านการผลิต การบริการ การบริหาร และการดําเนินงาน รวมทั้งเพื่อการศึกษาและการเรียนรู้ซึ่งจะส่งผลต่อความได้เปรียบทางเศรษฐกิจ การค้า และการพัฒนาด้านคุณภาพชีวิตและคุณภาพของประชาชนในสังคม”

        การออกแบบ หมายถึง การนำเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผน หรือเรียกว่า พิมพ์เขียวในการสร้างระบบสารสนเทศให้ใช้งานได้จริง ความต้องการของระบบ เช่น สามารถติดตามยอกขายได้เป็นระยะ เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถปรับปรุงการขายได้ทันท่วงที

ความสำคัญของการวางแผนระบบสารสนเทศ

      องค์กรต้องมีการวางแผนระบบสารสนเทศที่รองรับกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงขององค์กร เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงการทำงานตามกลยุทธ์ที่เปลี่ยนไปโดยเฉพาะในส่วนของการปรับระบบสารสนเทศทำได้ล่าช้าหรือบางครั้งต้องพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่ระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่มีอายุการใช้งานสั้นกว่าที่คาดการณ์ไว้เพราะฉะนั้นการวางแผนระบบสารสนเทศจึงเข้ามาช่วยกำหนดแนวทางหรือลักษณะการใช้ระบบ สารสนเทศในองค์กรในอนาคตซึ่งการวางแผนนี้จะช่วยลดงบประมาณ ด้านการจัดการทรัพยากรที่จะใช้ในระบบสารสนเทศได้

ขั้นตอนของการวางแผน

1) Visioning Phase การศึกษาสภาพแวดล้อมขององค์กร

2) Analysis Phase การวิเคราะห์ระบบสารสนเทศตjางๆ ที่ใช้งานในองค์กร

3) Direction Phase ทิศทางในอนาคตที่จะนำระบบ สารสนเทศมาใช้งานในองค์กร

4) Recommendation Phase รวบรวมเอกสาร และข้อมูลเพื่อนำเสนอผู้บริหารระดับสูงและฝ่ายต่างๆ

   

ปัจจัยสำคัญที่องค์กรควรคำนึงถึงในการวางแผนระบบใหม่ ได้แก่

1) สภาพแวดล้อมที่องค์การต้องมี

2) โครงสร้างขององค์กร : ลำดับชั้นความชำนาญการประจำและกระบวนการทางธุรกิจ

3) วัฒนธรรมและการเมืองขององค์กร

4) ประเภทขององค์กร องค์กรและรูปแบบการเป็นผู้นำ

5) กลุ่มผลประโยชน์หลักที่ได้รับผลกระทบจากระบบและทัศนคติของคนงานที่จะใช้ระบบ

6) ประเภทของงานการตัดสินใจและกระบวนการทางธุรกิจที่ระบบสารสนเทศได้รับการออกแบบเพื่อช่วย

ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ

1)  การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร

2)  การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

3)  ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ

4)  การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม

5)  การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

Porter’s competitive forces model 

ทฤษฎี Porter 's  Five  Force Model คือปัจจัยหลัก 5 ตัว ที่เป็นแรงผลักดัน หรือ อุปสรรคในการแข่งขัน

Porter 's  Five  Force Model

1) การต่อรองของลูกค้า

       แน่นอนว่าลูกค้าของคุณคือคนที่จะจ่ายเงินให้คุณ ซึ่งพวกเขาก็ล้วนมักจะอยาก “จ่ายน้อยที่สุด” และให้ “ได้มากที่สุด” และนั่นนำมาซึ่งพฤติกรรมที่ในหลายๆ ธุรกิจนั้นลูกค้าจะพยายามมองหาตัวเลือกที่มีราคาถูกที่สุด (หรือดีที่สุด)

2) การต่อรองของ Supplier

      ในการให้บริการธุรกิจอะไรนั้น สิ่งที่จำเป็นตามมาด้วยคือตัว Supplier ที่ธุรกิจเองจะต้องพึ่งเพื่อทำให้ธุรกิจเกิดขึ้นได้ ซึ่งแน่นอนว่าตัว Supplier นี้ก็จะพยายามต่อรองให้ “ได้เงินมากที่สุด” โดยที่ “ผลิตน้อยที่สุด” เป็นเรื่องปรกติ (ซึ่งก็จะสวนทางกับธุรกิจที่ต้องการจ่ายน้อยที่สุดแต่ให้ได้มากที่สุดนั่นแหละ) และตัวการต่อรองนี้เองที่จะมีผลมากในการควบคุม “ต้นทุน” ของธุรกิจเพื่อให้ดำเนินการต่อไปได้

3) สินค้าทดแทนของธุรกิจ

      สิ่งที่หลายๆ ธุรกิจต้องพึงระวังไว้พอสมควรคือการที่จะมีธุรกิจซึ่งสามารถมาทำหน้าที่แทนสินค้าในธุรกิจเดิมของตัวเองได้ เช่นการที่ธุรกิจรถทัวร์สามารถถูก Low-Cost Airline แย่งลูกค้าได้ เช่นเดียวกับ Low-Cost Airline สามารถทดแทนได้ด้วยรถไฟความเร็วสูง ซึ่งแน่นอนว่าการทดแทนนั้นอาจจะไม่สามารถทดแทนได้ 100% (เช่นการทำงาน / ราคา / ระยะเวลา) แต่มันก็สามารถเป็นตัวเลือกที่เข้ามาแย่งลูกค้าของธุรกิจเอาได้เช่นกันเพราะสินค้าเหล่านี้ก็ตอบสนอง Basic Need ได้เช่นกัน

4) การแข่งขันจากผู้เล่นรายใหม่

    ในเกมที่สามารถมีผู้เล่นรายใหม่เข้ามาในตลาดได้นั้น สิ่งที่ธุรกิจต้องระวังคือการที่ผู้เล่นรายใหม่สามารถเข้ามาทำตลาดด้วยตัวสินค้า/บริการที่อาจจะทำให้การแข่งขันรุนแรงขึ้นกว่าเดิม ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอสินค้า/บริการที่ดีกว่าตัวเลือกที่มีในตลาด ถูกกว่า ใช้งานง่ายกว่า ฯลฯ และทำให้ผู้เล่นรายเดิมในตลาดอาจจะต้องประสบปัญหาได้ (ตัวอย่างเช่นการเข้ามา IKEA ในตลาดเฟอร์นิเจอร์เมื่อหลายปีก่อน)

5) การแข่งขันจากคู่แข่งเดิมในตลาด

     และนอกจากการแข่งขันกับผู้เล่นในธุรกิจอื่นหรือผู้เล่นรายใหม่แล้ว สิ่งที่ธุรกิจไม่อาจหลีกเลี่ยงได้คือการแข่งขันกับผู้เล่นเดิม (หรือคู่แข่งเดิม) ที่มีอยู่ในตลาด ซึ่งก็ต้องพยายามต่อสู่แย่งชิง Market Share กันอยู่ตลอดเวลา ซึ่งการแข่งขันตรงนี้ก็นำมาสู่กลยุทธ์การตลาดที่เข้มข้นอย่างเช่นการตัดราคา การเพิ่ม Value Added หรือการขยาย Distribution ใหม่ๆ ฯลฯ

ยุทธศาสตร์ระบบสารสนเทศเพื่อจัดการกับสภาพการแข่งขัน

1. ความเป็นผู้นำต้นทุนต่ำใช้ระบบข้อมูลเพื่อให้ได้ต้นทุนการดำเนินงานที่ต่ำที่สุดและราคาต่ำสุด

2.ความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ใช้ระบบข้อมูลเพื่อเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ๆ หรือ เปลี่ยนแปลงความสะดวกสบายของลูกค้าในการใช้ผลิตภัณฑ์และบริการที่มีอยู่ของคุณได้อย่างมาก

3. มุ่งเน้นที่ระบบข้อมูลช่องทางการตลาดทำให้บริษัท ต่างๆ สามารถวิเคราะห์รูปแบบการซื้อของลูกค้ารสนิยมและความต้องการได้อย่างใกล้ชิดเพื่อให้แคมเปญโฆษณาและการตลาดมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นไปยังตลาดเป้าหมายที่เล็กและเล็กลง

4. ความสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์ใช้ระบบข้อมูลเพื่อสร้างความผูกพันและความภักดีกับลูกค้าและซัพพลายเออร์

       

การกำหนดกลยุทธ์ขององค์การ (Formulate the organizational strategy)

    กลยุทธ์ (Strategy) เป็นรูปแบบของการปฏิบัติและการจัดสรรพทรัพยากรที่ออกแบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ  การกำหนดกลยุทธ์ในทุกระดับต้องพิจารณา ถึงภารกิจ (Mission) ขององค์การ  และผลลัพธ์ จากการวิเคราะห์สถานการณ์ กลยุทธ์ขององค์การประกอบด้วยการกำหนดกลยุทธ์ 3 ระดับ คือ 

              1) การพัฒนากลยุทธ์ระดับบริษัท

              2) การพัฒนากลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ 

              3) การพัฒนากลยุทธ์ระดับหน้าที่

1) การพัฒนากลยุทธ์ระดับบริษัท (Developing corporate-level strategy) กลยุทธ์ระดับบริษัท (Corporate strategy) เป็นการกำหนดลักษณะทั้งหมดและจุดมุ่งหมายขององค์การ กำหนดผลิตภัณฑ์ธุรกิจที่จะเพิ่มเข้ามา หรือเลิกกระทำ ตลอดจนกำหนดทรัพยากรที่จะใช้ภายในธุรกิจ

       ก. กลยุทธ์หลัก (Grand strategy) เป็นกลยุทธ์ทั่วไปเพื่อความเข้าใจในการกำหนดการปฏิบัติที่สำคัญ ซึ่งจะช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายในระยะยาว ซึ่งประกอบด้วย 

                1. กลยุทธ์การเจริญเติบโต 

                2. กลยุทธ์ความคงที่ 

                3. กลยุทธ์การตัดทอนให้น้อยลง

      ข. กลยุทธ์การจัดสรรทรัพยากร (Portfolio strategy) เป็นการค้นหาส่วนประสมของการลงทุนที่ดีที่สุดจากบรรดาโอกาสที่เป็นทางเลือกของธุรกิจ หรือเป็นกลยุทธ์ในระดับบริษัท ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ความสัมพันธ์และตำแหน่งของแต่ละหน่วยธุรกิจ เพื่อสร้างส่วนประสมที่สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์การให้ได้ดีที่สุด

2)  การพัฒนากลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ (Developing business-level strategy) หมายถึง การค้นหาวิธีการแข่งขันของแต่ละบริษัทหรือแต่ละหน่วยธุรกิจ โดยทั่วไปจะใช้วิธีการสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน ซึ่งประกอบด้วย การสร้างความแตกต่างที่เหนือกว่าคู่แข่งขัน มี 3 โมเดล คือ โมเดลการปรับตัว กลยุทธ์การแข่งขัน และโมเดลวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์

3) การพัฒนากลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Developing functional-level strategy) เป็นกลยุทธ์องค์การ ระดับที่ 3 ซึ่งเกี่ยวข้องกับการพัฒนากลยุทธ์ระดับหน้าที่ ผู้บริหารจะกำหนดกลยุทธ์ระดับหน้าที่เพื่อให้การสนับสนุนการบริหารกลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ ซึ่งมีขอบเขตแคบกว่าระดับหน่วยธุรกิจ เกี่ยวข้องกับแต่ละหน้าที่ขององค์การ 6 ประการ ได้แก่ การตลาด การเงิน การปฏิบัติการ ทรัพยากรมนุษย์ วิจัยและพัฒนา และทรัพยากรข้อมูล

Formulate the organizational strategy

การจัดการ ( Management )

        การจัดการ ( Management  ) หมายถึง กระบวนการที่จะทำให้บรรลุถึงเป้าหมายขององค์กร ซึ่งเป็นภารกิจ ของบุคคลหนึ่งหรือหลายคนที่เข้ามาทำหน้าที่ประสานทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กร และความพยายามของสมาชิกทำให้เกิดกิจกรรมต่าง ๆ ที่นำไปสู่การบรรลุความสำเร็จขององค์กร โดยการวางแผน การจัดองค์กร การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการ และการควบคุมทรัพยากรขององค์กร ซึ่งต้องเผชิญกับสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กรที่มีการแข่งขันมากขึ้น ทรัพยากรลดลง การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี การตอบสนองต่อวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน การเผชิญต่อข้อจำกัดทางกฎหมาย และความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลง

กระบวนการในการจัดการ

1) การวางแผน หรือ Planning หมายถึงการพิจารณากำหนดแนวทางการทำงานให้ บรรลุเป้าหมาย โดยเกิดจากการใช้ดุลพินิจคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางการการทำงานในอนาคต

2) การจัดองค์การ หรือ Organizing หมายถึง การจัดระเบียบหรือโครงสร้างของการ ทำงานภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบและอยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น

3) การจัดคนเข้าทำงาน หรือ Staffing เป็นการจัดสรรบุคลากรให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงาน ประเมินผลงานของพนักงาน กำหนดสิ่งตอบแทนการทำงานของพนักงานและเพิ่มพูนความรู้ความสามารถของพนักงานให้สูงขึ้นซึ่งจะเป็นผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

4)การอำนวยการ หรือ Directing เป็นการสั่งการหรือให้แนวทางแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ในเรื่องที่เกี่ยวกับงานที่มอบหมายให้ ผู้บริหารต้องประสานงานระหว่างทีมงานให้เป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็ว โดยใช้การสื่อสารรูปแบบที่เหมาะสม รวดเร็ว และประหยัดต่อองค์กร

5) การควบคุม หรือ Controlling หมายถึง กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

ระดับของผู้บริหาร

ระดับและหน้าที่ของผู้บริหาร  โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น  3  ระดับ ดังนี้

1) ผู้บริหารระดับสูง (Top  Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ในตำแหน่งบริหารสูงสุดขององค์การ ได้แก่ ประธาน รองประธาน หัวหน้า สำนักงานบริหาร กรรมการผู้จัดการใหญ่ กรรมการอำนวยการ ผู้จัดการอาวุโส

    -หน้าที่ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่บริหารงานโดยตลอดทั้งองค์การใช้เงลาส่วนใหญืไปในการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ กำหนดกลยุทธ์ กำหนดนโยบาย และวางแผนระยะยาว รวมถึงการตัดสินใจแก้ไขปัญหาต่างๆที่มีความสำคัญ เช่น การผลิตสินค้าใหม่ การลดหรือเพิ่มราคาสินค้า การดำเนินงานในต่างประเทศ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้ความสนใจสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การมากกว่าสภาพสิ่งแวดล้อมภายในองค์การ

2) ผู้บริหารระดับกลาง  (Middle  Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการโรงงาน ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ หรือหัวหน้างานต่างๆ

     -หน้าที่ผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่รับนโยบายจากผูบริหารระดับสูงไปปฏิบัติรับผิดชอบในฝ่ายของตนเอง วางแผนและจัดระเบียบวิธีปฏิบัติงานเฉพาะอย่างเพื่อให้งานในความรับผิดชอบประสบความสำเร็จตามนโยบายของผู้บริหารระดับสูง

3) ผู้บริหารระดับต้น  (First – Level Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ส่วนล่สงขององค์การและทำงานเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้ปฏิบัตงาน ได้แก่ ผู้ควบคุม หัวหน้างาน หัวหน้าแผนก

     -หน้าที่ผู้บริหารระดับต้น มีหน้าที่กำกับดูแลและสั่งการโดยตรงต่อพนักงาน ผู้ปฏิบัติงานตัดสินใจในระยะสั้นวันต่อวันหรือสัปดาห์ต่อสัปดาห์ ต้องรับรายงานโดยตรงจากพนักงาน

การตัดสินใจ (Decision Making)

     การตัดสินใจ หมายถึง กระบวนการในการเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เนื่องจากการดำเนินงานภายในองค์กรต้องเผชิญกับปัญหาต่าง ๆ มากมาย ในการแก้ปัญหานั้นอาจมีวิธีที่เป็นไปได้หลายทาง จึงจำเป็นที่ต้องตัดสินใจเลือกทางเลือกในการแก้ปัญหาอย่างเหมาะสม เพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ได้วางไว้ให้มากที่สุด โดยต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ และความผันแปรของตัวแปรต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง 

ระดับของการตัดสินใจภายในองค์การ 

การตัดสินใจสามารถถูกจำแนกให้สอดคล้องกับระดับของการจัดการออกเป็น 4 ระดับ คือ

1) การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making)  การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่ให้ความสนใจในอนาคต เช่น การกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์การ การกำหนดนโยบายและการวางแผนระยะยาว เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยทั่วไปสิ่งแวดล้อมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีความไม่แน่นอน และไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการตัดสินใจที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าได

2) การตัดสินใจระดับการควบคุมการบริหาร (Management Control Decision Making) เป็นการตัดสินใจที่มีผลต่อส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร ที่เป็นส่วนย่อยอยู่ภายใต้การตัดสินใจระดับกลยุทธ์ เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง เกี่ยวกับการวัดผลการปฏิบัติงาน หรือการควบคุมประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน

3) การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operational Decision Making)  การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการหรือหัวหน้างานซึ่งเกี่ยวข้องกับงานประจำหรือการปฏิบัติงานเฉพาะด้านต่างๆ ที่เกิดขึ้นเป็นกิจวัตรเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสามารถปฏิบัติงานเหล่านั้นได้ตามแผนที่วางไว้อย่างสำเร็จและมีประสิทธิภาพ เช่น การตัดสินใจในกระบวนการสั่งซื้อการควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในระดับนี้เป็นการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับปัญหาลักษณะแบบมีโครงสร้าง ซึ่งหลักเกณฑ์และวิธีการต่าง ๆ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้าและทำการตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติเนื่องจากจะเป็นปัญหาในเรื่องที่ซ้ำ ๆ กัน ตัวอย่างของการตัดสินใจ เช่น การกำหนดเวลาสั่งสินค้าคงคลังจำนวนวัตถุดิบที่จะสั่งซื้อแต่ละครั้ง การวางแผนเบิกจ่ายวัสดุ และการมอบหมายงานให้พนักงานเป็นรายบุคคล

4) การตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ (Knowledge-level Decision Making) เป็นการตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการประเมินทางเลือกของสินค้าหรือบริการใหม่ การสื่อสารความรู้ใหม่ และวิธีการกระจายข้อมูลข่าวสารไปยังทุกหน่วยขององค์กร

รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหาร

ประเภทของการตัดสินใจมี 3 ประเภท ได้แก่

1) การตัดสินใจแบบโครงสร้าง (Structure) บางครั้งเรียกว่าแบบกำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว(programmed) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จึงมีมาตรฐานในการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาอยู่แล้ว โดยวิธีการในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดจะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เช่น การหาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม หรือการเลือกกลยุทธ์ในการลงทุนที่เหมาะสมที่สุด เมื่อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายต่ำที่สุดหรือเพื่อให้เกิดกำไรสูงสุด การตัดสินใจแบบนี้จึงมักใช้แบบจำลองทางคณิตศาสตร์(Mathematical Model) หรือศาสตร์ทางด้านวิทยาการการจัดการ(Management Science) หรือการวิจัยดำเนินงาน(Operation Research) เข้ามาใช้ โดยในบางครั้งอาจนำระบบสนับสนุนการตัดสินใจและระบบผู้เชี่ยวชาญเข้ามาใช้ร่วมด้วย

          ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบโครงสร้าง ได้แก่ การตัดสินใจเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลังจะต้องสั่งของเข้า(Order Entry)ครั้งละเท่าไร เมื่อใด การวิเคราะห์งบประมาณ(Budget Analysis)ที่ต้องใช้ในการจัดการต่างๆ การตัดสินใจเรื่องการลงทุน จะลงทุนอะไร ที่ตั้งโกดังเก็บสินค้า(Warehouse Location)ควรตั้งที่ไหน, ระบบการจัดส่ง/การจำหน่าย(Distribution System)ควรเป็นอย่างไร เป็นต้น

2) การตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง(Unstructure) บางครั้งเรียกว่า แบบไม่เคยกำหนดล่วงหน้ามาก่อน (Nonprogrammed) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาซึ่งมีรูปแบบไม่ชัดเจนหรือมีความซับซ้อน จึงไม่มีแนวทางในการแก้ปัญหาแน่นอน เป็นปัญหาที่ไม่มีการระบุวิธีแก้ไว้อย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง การตัดสินใจกับปัญหาลักษณะนี้ จะไม่มีเครื่องมืออะไรมาช่วย มักเป็นปัญหาของผู้บริหารระดับสูง ต้องใช้สัญชาตญาณ ประสบการณ์ และความรู้ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

           ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง เช่น การวางแผนการบริการใหม่, การว่าจ้างผู้บริหารใหม่เพิ่ม หรือการเลือกกลุ่มของโครงงานวิจัยและพัฒนาเพื่อนำไปใช้ในปีหน้า

3) การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semistructure) เป็นการตัดสินใจแบผสมระหว่างแบบโครงสร้างและแบบไม่เป็นโครงสร้าง คือบางส่วนสามารถตัดสินใจแบบโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทำได้ โดยปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างนี้ จะใช้วิธีแก้ปัญหาแบบมาตรฐานและการพิจารณาโดยมนุษย์รวมเข้าไว้ด้วยกัน คือมีลักษณะเป็นกึ่งโครงสร้าง แต่มีความซับซ้อนมากขึ้น ขั้นตอนจึงไม่ชัดเจนว่า จะมีขั้นตอนอย่างไร ปัญหาบางส่วนเขียนเป็นแบบจำลองทางคณิตศาสตร์ได้ แต่ปัญหาบางส่วนไม่สามารถเขียนออกมาในรูปของแบบจำลองได้

           ตัวอย่างการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น การทำสัญญาทางการค้า, การกำหนดงบประมาณทางการตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์

กระบวนการตัดสินใจ( Process of decision making)

          กระบวนการตัดสินใจ (Process of decision making) หมายถึง การกำหนดขั้นตอนของการตัดสินใจตั้งแต่ขั้นตอนแรกไปจนถึงขั้นตอนสุดท้าย การตัดสินใจโดยมีลำดับขั้นของกระบวนการ ดังกล่าว เป็นการตัดสินใจโดยใช้หลักเหตุผลและมีกฎเกณฑ์ ซึ่งเป็นการตัดสินใจโดยใช้ระเบียบวิธีทางวิทยาศาสตร์เป็นเครื่องมือช่วยในการหาข้อสรุปเพื่อการตัดสินใจ

การบวนการตัดสินใจของ Herbert  A. Simon ได้แบ่งกระบวนการตัดสินใจออกเป็น 4 ขั้นตอน

1)กำหนดปัญหา (Intelligence Phase) เป็นการรวบรวมข้อเท็จจริง ความเชื่อ ความคิด และเหตุผลต่าง ๆ เพื่อใช้ในการตัดสินใจ ผู้บริหารจะต้องมองเห็นว่าเกิดปัญหาอะไรในองค์กร ที่อาจจะเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงานขององค์กรหรือการดำเนินธุรกิจ ซึ่งหากรวบรวมข้อมูลได้ครบถ้วนมากเท่าใดก็สามารถนำไปกำหนดทางเลือกในการแก้ปัญหาที่ชัดเจนและแน่นอนได้มากขึ้นเท่านั้น

2)การออกแบบ (Design Phase) เป็นการสร้าง พัฒนา และวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้รวมทั้งทดสอบและประเมินทางแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น โดยการสร้างตัวแบบเชิงปริมาณ หรือตัวแบบทางคณิตศาสตร์ เพื่ออธิบายถึงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้งหมด การตั้งสมมติฐาน การตั้งเงื่อนไขแบบต่าง ๆ และทำการทดสอบทางเลือกต่าง ๆ ที่มีความเป็นไปได้ในการนำมาใช้แก้ปัญหา

3)การตัดสินใจเลือกทางเลือก (Choice Phase) เป็นการตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่งจากทางเลือกทั้งหมด ที่ได้มีการพิจารณาข้อดี ข้อจำกัด ตามหลักเกณฑ์การเลือกที่ได้กำหนดไว้ การตัดสินใจของผู้บริหารอาจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด หรือทางเลือกที่เหมาะสมกับสถานการณ์ในขณะนั้น เพื่อที่จะนำไปปฏิบัติ ซึ่งขึ้นอยู่กับไหวพริบ ประสบการณ์ความเด็ดขาด ความกล้าได้กล้าเสีย หรือวิสัยทัศน์ของผู้บริหารแต่ละคนด้วย

4)การนำไปปฏิบัติ (Implementation Phase) เป็นขั้นตอนในการนำทางเลือกที่เลือกไว้มาปฏิบัติจริงเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ผู้บริหารจะต้องกำหนดว่าจะเริ่มดำเนินเมื่อใดและดำเนินการอย่างไร เมื่อนำไปปฏิบัติแล้วต้องมีการประเมินผลของทางเลือกที่นำมาใช้ในการแก้ปัญหา และผลการปฏิบัติเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่

ระบบสารสนเทศต่าง ๆ ที่ใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารแต่ละระดับ

      จากภาพจะเห็นว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละประเภทจะช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารแตกต่างกันตามประเภทของการตัดสินใจและระดับของผู้บริหาร กล่าวคือ

             - ผู้บริหารระดับสูงจะตัดสินใจกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง และใช้ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจผู้บริหารระดับสูง (ESS) มาช่วยในการตัดสินใจ

         - ผู้บริหารระดับกลางจะตัดสินใจกับปัญหาแบบกึ่งโตรงสร้าง โดยนำระบบสารสนเทศเพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS) มาใช้สนับสนุนการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้างและระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS)มาช่วยในการควบคุมและติดตามการปฏิบัติงาน

          - ผู้เชี่ยวชาญในระบบสานสนเทศเพื่อสนับสนุนงานสำนักงานกับการตัดสินใจกับปัญหาที่มีโครงสร้าง และใช้ระบบสานสรเทศเพื่อการจัดการความรู้กับการตัดสินใจกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง โดยนำมาช่วยในการวิเคราะห์และพัฒนาความรู้ในองค์กร

           - ผู้บริหารระดับล่างจะตัดสินใจกับปัญหาที่มีโครงสร้าง โดยใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการประมวลผลรายการ (TPS)

ที่มา 

: http://member-production.tripod.com/Recycled/Dd74/page2_3.html
: https://doungjaidk.wordpress.com
: https://sites.google.com/site/ausa5721236013
: https://goodpim.files.wordpress.com/2016/10/mis_week8_1_2559.pdf