บทที่ 1 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

Management Information Systems : MIS

Test book

ความหมาย

     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หรือ เอ็มไอเอส (management information system - MIS) หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์หรือขั้นตอนที่ช่วยในการจัดเก็บสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารและการจัดการองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้จะมีส่วนครอบคลุมถึง บุคคล เอกสาร เทคโนโลยี และขั้นตอนในการทำงาน เพื่อที่จะแก้ปัญหาทางธุรกิจไม่ว่าทาง ราคา สินค้า บริการ หรือกลยุทธต่างๆ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะแตกต่างจากระบบสารสนเทศทั่วไปกล่าวคือระบบนี้จะใช้ในการวิเคราะห์ระบบอื่นๆเพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในทางวิชาการคำว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้ถูกใช้ในส่วนของรูปแบบการจัดการข้อมูล เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ หรือ ระบบช่วยในการตัดสินใจ

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

     ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานด้านต่าง ๆ มากขึ้นซึ่งจะเห็นได้ว่าสารสนเทศ เพื่อการ จัดการมีประโยชน์ ดังนี

            1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถจะเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม และสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ทันต่อความต้องการ

            2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหารจะสามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงาน เนื่องจากสารสนเทศถูกเก็บรวบรวม และจัดการอย่างเป็นระบบ ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จะบ่งชี้แนวโน้มของการดำเนิน งานว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด

                  3. ช่วยให้ผู้ใช้ในการตรวจสอบผลการดำเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผลเพื่อประกอบการประเมินสารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร

                  4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศ ประกอบการ ศึกษา และการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่ วางเอาไว้ โดยอาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าความผิดพลาดในการ ปฏิบัติงานเกิดขึ้น จากสาเหตุใด หรือจัดรูปแบบสารสนเทศ ในการวิเคราะห์ปัญหา

                  5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ว่าการ ดำเนินงานในแต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไข หรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนา ให้การดำเนิน งานเป็น ไปตามแผนงานหรือเป้าหมาย

                   6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย ในการ ทำงานลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทำงานส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิมซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ และศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจ

                

    ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

           ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวม (Integrated) ทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวม ข้อมูลในลักษณะ ระบบเดียว เนื่องจาก ขนาดของข้อมูลจะใหญ่และมีความสลับซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูล ทำได้ยาก และการนำไปใช้ก็สับสนไม่สะดวก จึงจำเป็นต้อง มีการแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย ๆ 4 ส่วน ดังนี้

   

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ : MIS

     1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) (TPS) เป็นระบบ ที่เกี่ยวข้อง กับการดำเนินงานประจำวันของ องค์การ เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน การบันทึกรายการ ต่าง ๆ กับตัวแปรอื่น ๆ เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) คลังสินค้า (Inventory) การผลิต (Production) รวมทั้งบัญชีลูกหนี้ (Account receivable) บัญชีเจ้าหนี้ (Account payable) งบดุล (Balance sheet) และระบบการจ่ายเงินเดือน

      2. ระบบการจัดการรายการ (Management Reporting Systems) (MRS) ระบบนี้ช่วยในการ จัดเตรียมรายงาน เพื่อตอสนอง ต่อความต้องการของผู้ใช้ (User) ซึ่งระบบนี้คิดค้นขึ้นมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเตรียมข้อมูล ให้กับผู้บริหาร เพื่อใช้ในการพิจารณา ก่อนที่จะตัดสินใจรายงานที่เตรียมขึ้นมานี้ เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้าง ในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary report) หรือจะพิจารณา รายละเอียดของข้อมูลก็ได้ (Detail report)

     3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) (DSS) ทำหน้าที่ในการอำนวย ความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูล เพื่อที่จะใช้ประโยชน์ใน การตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยผู้จัดการ ที่นั่งอยู่หน้า เครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนำข้อมูล มาใช้ในการวิเคราะห์และรายงานผลได้ทันต่อความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถ ในการใช้งานได้ดีกว่า ระบบ ประมวลผล รายการและระบบรายงานการจัดการ เนื่องจากระบบ DSS สามารถที่จะปรับเปลี่ยนตัวแปรที่แตกต่าง กันแล้วทำการ ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาเป็น GDSS (Group Decision Support System) ซึ่งสามารถที่จะตอบสนอง หรือส่งเสริม ระบบการตัดสินแบบกลุ่ม โดยการสร้างเครือข่าย ระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในลักษณะเครือข่ายเฉพาะ (Local Area Network) หรืออินทราเน็ต (Intranet) ได้

     4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems) (OIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ ใน สำนักงาน  โดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์(Computer-base) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่อง สแกนเนอร์ (Scanner) เครื่องโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word processing) โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิต (Microsoft office) โปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) และโปรแกรมไอซีคิว (ICQ) เป็นต้น 

         

     มุมมองของระบบสารสนเทศด้านการจัดการ (Dimensions of Information Systems)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัการ : Dimensions of Information Systems

       การใช้ระบบสารสนเทศให้ได้อย่างมีประสิทธิผล จำเป็นจะต้องมีความเข้าใจในโครงสร้างองค์กร การบริหารงาน และเทคโนโลยีข่าวสาร

    Organization
    1. ระบบสารสนเทศเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร บางองค์กรการทำงานขึ้นกับระบบสารสนเทศ  เช่น ธนาคาร มหาวิทยาลัย โรงพยาบาล
     2. องค์กรโดยทั่วไปประกอบด้วยหน้าที่หลักคือ การขายและการตลาด, การผลิต , การเงิน,  การบัญชี, การบริหารทรัพยากรบุคคล

    Management

         ผู้บริหารสามารถนำระบบสารสนเทศไปช่วยในการแก้ไขปัญหาได้ โดยผู้บริหารแต่ละระดับจะมีระบบสารสนเทศที่นำเสนอในรูปแบบที่ต่างกัน

•   Senior Managers : กำหนดแผนกลยุทธ์ระยะยาวทางการผลิตสินค้าและบริการ หรือทำการตัดสินใจในกลยุทธ์ระยะยาวขององค์กร
•       Middle Managers : พัฒนาแผนการปฏิบัติงานเพื่อรองรับแผนการระยะยาวที่ Senior Managers กำหนด หรือนำโปรแกรมและแผนงานต่างๆจาก Senior Managers ไปดำเนินงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์ 
•       Operational Managers : ควบคุมรับผิดชอบการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นประจำวันให้เป็นไปได้ด้วยความเรียบร้อย

     Technology

•    Computer Hardwar
•    Computer Software เช่น C, PASCAL, MS office, Accounts receivable, Payroll, Inventory, Point of Sale และอื่นๆ 
•         Storage technology  

        -  Magnetic disk เช่น  Floppy disk, Hard disk

                           -   Optical disc เช่น CD-ROM, CD-RW, DVD, HD DVD, Blu-ray Disc 

                           -   Magnetic Tape 

•    Comunication technology เช่น Network (LAN, MAN,WAN, Internet) และอื่นๆ  

    คุณสมบัติที่ดีของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

             การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ต้องคำนึงถึงคุณสมบัติที่สำคัญดังนี้

             1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (data manipulation) เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ปกติข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

             2. ความมั่นคงของข้อมูล (data security) ที่เกิดขึ้นอาจเกิดจาดการรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบ ทำให้สารสนเทศรั่วไหลไปสู่บุคคลคนภายนอก

             3. ความยืดหยุ่น (flexibility) สามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้ เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น และสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม

             4. ความพอใจของผู้ใช้ (user satisfaction) โดยพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการ และทำให้ผู้ใช้เกิดความพอใจ สามารถกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น ทำให้ระบบมีความสำคัญและคุ้มค่ากับการลงทุน

      กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)

         กระบวนการทางธุรกิจเป็นการรวบรวมกิจกรรมจำเป็นในการผลิตสินค้าหรือบริการ กิจกรรมเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนจากกระแส,ข้อมูลวัสดุและความรู้ความเข้าใจระหว่างผู้เข้าร่วมกระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจหมายถึงวิธีที่ไม่เหมือนใครองค์กรประสานงาน,ข้อมูลและความรู้ และวิธีการในการบริหารจัดการเพื่อประสานงาน

1.     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิต (manufacturing and production) ขบวนการในการผลิตประกอบด้วยงานที่ขึ้นต่อกันมากมาย โดยการนำระบบการวางแผนทรัพยากรของ องค์กรมาใช้ร่วมในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการผลิตจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการใช้ได้ทันต่อความต้องการโดยจุดประสงค์ของขบวนการผลิตก็คือการผลิตได้ตรงตามความพอใจหรือความต้องการของลูกค้านั่นเอง
2.     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด (Sales and Marketing) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด จะสนับสนุนการทำงานด้านการบริหารการพัฒนาผลิตภัณฑ์, การกระจายผลิตภัณฑ์, การตัดสินใจเรื่องราคา, การโฆษณาผลิตภัณฑ์อย่างมีประสิทธิผลและการทำนายยอดขาย โดยรูปที่ 17 แสดงภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการตลาด
3.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี (Finance and Accounting) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการบัญชี จะสนับสนุนการทำบัญชีให้กับองค์กร โดยในระบบนี้ประกอบด้วยการทำงานที่สำคัญมากมาย เช่น ทำการรวมกลุ่มสารสนเทศในบัญชีรายจ่าย, บัญชีรายรับ , บัญชีเงินเดือน ฯลฯ โดยการใช้ข้อมูลที่ได้จากระบบประมวลผลรายการขององค์กร
4.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่าระบบสารสนเทศด้านบุคลากร ได้แก่ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขององค์กร เนื่องจากการทำงานของทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับทุกส่วนงานขององค์กร ดังนั้นระบบสารสนเทศด้านบุคลากรจึงมีบทบาทที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ควรจะมีคุณสมบัติในการวิเคราะห์และวางแผนภาระงาน, การจ้างบุคลากร, การฝึก อบรมพนักงาน การกำหนดงานให้กับพนักงานและงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร โดยระบบที่มีประสิทธิภาพควรจะสามารถจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรให้น้อยที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถสนองตอบความต้องการบุคลากรในการดำเนินงานต่างๆ เพื่อดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ 

   ระบบสารสนเทศขององค์กรธุรกิจ

    ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 4 ประเภท คือ

    1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS) 

          ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ – จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบรายรับ – จ่ายสินค้า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ 
      

ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS) 

       ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน ซึ่งระบบนี้เกือบทั้งหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์ และสิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ

                            -  ลดจำนวนพนักงาน

                            - องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว

                            - ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

     2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) 

            ระบบ สารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล ซึ่งมีความหมายต่อการจัดการและบริหารงานเป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย
    

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)

             คุณสมบัติของระบบ MIS คือ 

                                   - ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน

                            - ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
                            - ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องกาi
                            - ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร
                            - ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

     3. ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) 

             ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น
       

ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)

              คุณสมบัติของระบบ DSS คือ

                           - ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
                          - ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้                       
                          - ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์  
                   - ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
                          - ระบบ DSS ต้อง เป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้ เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
                          - ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
                          - ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
                          - ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
                          - ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
                          - ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

     4. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive support system : ESS)

           มีลักษณะคล้ายกับระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS) และ GDSS ทั้งนี้เนื่องจาก DSS และ GDSS ใช้ในการจัดการกับปัญหาที่เป็นปัญหากึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง แต่ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (ESS) จะใช้เฉพาะกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง ส่วนสำคัญ คือ ข้อมูลต่าง ๆ จะต้องมาจากฐานข้อมูลภายนอก และภายในมารวมกัน และผู้บริหารสามารถที่จะใช้ข้อมูล ในการวิเคราะห์โอกาส อุปสรรค และแนวโน้ม กลุ่มของผู้บริหารในองค์การที่มีการใช้ ESS ได้แก่ ประธานและรองประธานฝ่ายต่าง ๆบทบาทผู้บริหารและการตัดสินใจ (Executive roles and decision making) การตัดสินใจของผู้บริหารโดยส่วนใหญ่มักจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic planning) การวางแผนยุทธวิธี (Tactical planning) และกิจการรมปัญหาเฉพาะหน้าที่ (Fire-fighting activity) ผู้บริหาร จำเป็นจะต้องมีการควบคุมเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ บรรลุตามเป้าหมาย

   ความสัมพันธ์ระหว่างประเภทของระบบสารสนเทศและผู้ใช้สารสนเทศ

       

  การทํางานร่วมกัน (Collaboration)

                 การร่วมแรงร่วมใจกันทำงานกับการทำงานเป็นทีม Collaboration and Teamwork
เป็นกระบวนการที่วนเกิดขึ้นซ้ำๆระหว่างกลุ่มคนหรือองค์กรที่ทำงานร่วมกันเพื่อไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใว้ โดยมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และสร้างข้อตกลง ตัดสินใจ แก้ไขปัญหาร่วมกัน

       ระดับของการทำงานร่วมกัน Collaborative Levels

            1.       Conversation การติดต่อพูดคุย

            2.       Communication การติดต่อสื่อสาร

            3.       Coordination การติดต่อประสานงาน

            4.       Cooperation ความร่วมมือ

            5.       Collaboration การทำงานแบบร่วมแรงร่วมใจกัน

       การเพิ่มคุณค่าทางธุรกิจโดยอาศัยการทำงานแบบร่วมแรงร่วมใจกัน

•       Productivity ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพผลผลิตของาน เพิ่มการปฏิสัมพันธ์และความผูกพันต่อองค์กรของคนทำงานในองค์กร
•        Innovation ช่วยให้เกิดนวัตกรรม จากกลยุทธ์ในการทำงานที่ไปในทิศทางเดียวกันและมีความยืดหยุ่นในการทำงานของค์กร
•       Growth ช่วยให้องค์กรเจริญเติบโตเนื่องจากมีการสร้างความพึงพอใจและความภักดีจากลูกค้า ด้วยรูปแบบธุรกิจแบบใหม่ๆโดยอาศัยเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในการทำงาน

ระบบการทำงานแบบร่วมแรงร่วมใจกันภายในองค์กร Enterprise Collaboration System (ECS)

    เครื่องมือที่จะช่วยให้เกิดการทำงานแบบร่วมแรงร่วมใจกันคือสิ่งที่ช่วยสนับสนุนให้คนเกิดการทำงานร่วมกัน ในอดีตเราอาจใช้ กระดาษ เอกสารเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน แต่ในยุคปัจจุบันเราได้นำเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์และระบบโปรแกรมต่างๆมาใช้เป็นระบบระบบการทำงานแบบร่วมแรงร่วมใจกันภายในองค์กร Enterprise Collaboration System (ECS) ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภทหลักๆได้แก่

           1.   Electronic Communication Tools เทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสาร เช่น อีเมล์ การส่งข้อความ ข้อความเสียง แฟกซ์ หรือผ่านเว็บ ฯลฯ

          2.    Electronic Conferencing Tools เทคโนโลยีในการปรึกษาหารือ เช่น การประชุมสาย วิดิโอ conference Forums หรือ เว็บบอร์ด การประชุมผ่านระบบอุปกรณ์อิเล็คทรอนิกส์ ฯลฯ

         3.  Collaborative Work Management Tools เครื่องมือที่สนับสนุนการทำงานร่วมกัน เช่น ปฏิทิน ตารางงาน ระบบการไหลผ่านของข้อมูล ระบบการจัดการความรู้ ระบบการจัดการข้อมูลและโครงการ ฯลฯ

    ธุรกิจเพื่อสังคม (Social Business)

             ธุรกิจเพื่อสังคม - การใช้แพลตฟอร์มเครือข่ายทางสังคม,รวมทั้ง Facebook, Twitter และสังคมภายในองค์กร เครื่องมือเพื่อดึงดูดพนักงานลูกค้า และซัพพลายเออร์เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คนงานสามารถตั้งค่าโปรไฟล์,กลุ่มแบบฟอร์มและ "ติดตาม" การอัปเดตสถานะของกันและกัน

             เป้าหมายของธุรกิจเพื่อสังคมคือการเพิ่มความสัมพันธ์กับกลุ่มภายในและภายนอก บริษัท เพื่อเร่งรัดและเพิ่มการแบ่งปันข้อมูล, นวัตกรรมและการตัดสินใจ

Application of Social Business

      Social Network
      Social Network คือ การที่ผู้คนสามารถทำความรู้จัก และเชื่อมโยงกันในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง หากเป็นเว็บไซต์ที่เรียกว่าเป็น เว็บ Social Network ก็คือเว็บไซต์ที่เชื่อมโยงผู้คนไว้ด้วยกันนั่นเอง ตัวอย่างของเว็บประเทศที่เป็น Social Network เช่น Digg.com ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่เรียกได้ว่าเป็น Social Bookmark ที่ได้รับความนิยมอีกแห่งหนึ่ง และเหมาะมาก ที่จะนำมาเป็นตัวอย่าง เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น โดยในเว็บไซต์ Digg นี้ ผู้คนจะช่วยกันแนะนำ url ที่น่าสนใจเข้ามาในเว็บ และผู้อ่านก็จะมาช่วยกันให้คะแนน url หรือข่าวนั้น ๆ เป็นต้น

      Crowd sourcing

        Crowdsourcing เป็นการรวมกันของคำว่า Crowd + Outsourcing คือการกระจายปัญหาไปยังกลุ่มค้นเพื่อค้นหาคำตอบ และวิธีการในการแก้ปัญหาทางธุรกิจนั้นๆ บริษัทสามารถ broadcast คำถามหรือปัญหาที่ต้องการคำตอบไปยังกลุ่มคนขนาดใหญ่เพื่อให้ได้มาซึ่งวิธีการใหม่ ๆ Crowd หรือ User ส่วนมากในการทำ Crowdsourcing เราจะหมายถึงกลุ่มชุมชน Online หรือในโลก Cyber นั่นเอง

      Shared  workspace

              คือ การที่บรรดาธุรกิจขนาดเล็กและเจ้าของกิจการทั้งหลายมานั่งทำงานร่วมกันในสถานที่เดียวกัน ซึ่งเป็นแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่ที่กำลังเติบโตอยู่ในขณะนี้ สิ่งที่ทำให้การทำงานแบบ Coworking แตกต่างไปจากการทำงานในออฟฟิศทั่ว ๆ ไปคือ ทุกคนทำงานอิสระ ไม่ได้เป็นพนักงานของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง แม้ว่าแนวคิดการทำงานแบบ Coworking จะค่อนข้างใหม่ แต่ตอนนี้ก็มี Coworking Space เปิดให้บริการแล้วกว่า 2000 แห่ง ใน 6 ทวีปทั่วโลก

      Blogs and wikis

                บล็อก (blog) เป็นคำรวมมาจากคำว่า เว็บล็อก ( weblog) เป็นรูปแบบเว็บไซต์ประเภทหนึ่ง ซึ่งถูกเขียนขึ้นในลำดับที่เรียงตามเวลาในการเขียน ซึ่งจะแสดงข้อมูลที่เขียนล่าสุดไว้แรกสุด บล็อกโดยปกติจะประกอบด้วย ข้อความ ภาพ ลิงก์ ซึ่งบางครั้งจะรวมสื่อต่างๆ ไม่ว่า เพลง หรือวิดีโอ

                วิกิ หรือ วิกี้ (wiki) คือ ลักษณะของเว็บไซต์แบบหนึ่ง ที่อนุญาต ให้ผู้ใช้ เพิ่มและแก้ไขเนื้อหาได้โดยง่าย ซึ่งบางครั้งไม่จำเป็นต้องการลงทะเบียนเพื่อแก้ไข ด้วยความง่ายในการแก้ไขและโต้ตอบ วิกิเว็บไซต์มักจะถูกนำมาใช้ในการร่วมเขียนบทความ คำว่า "วิกิ" นี่ยังรวมหมายถึงวิกิซอฟต์แวร์ซึ่งเป็น ตัวซอฟต์แวร์รองรับการทำงานระบบนี้ หรือยังสามารถหมายถึงตัวเว็บไซต์เองที่นำระบบนี้มาใช้งาน

      Social Commerce

       Social Commerce เป็นธุรกรรมเชิงพาณิชย์ที่เกิดขึ้นอย่างแพร่หลาย ต่างกับเทคโนโลยีใหม่อื่นๆ ที่ต้องใช้เวลานาน กว่าจะมีผู้ใช้อย่างกว้างขวาง ทั้งนี้เป็นการผสาน E-Commerce และ Social Media รวมเป็นคุณสมบัติ 6C (Social Innovation conference – Bankinter Foundation .,2012) มีดังต่อไปนี้

            1. เนื้อหา – Content

            2. บริบท – Context   Social Commerce

            3. การพาณิชย์ – Commerce

            4. การเชื่อมต่อ – Connection Social Media

            5. ชุมชน – Community 

            6. การสนทนา–Conversation  

      File share

              File share คือ Folder ที่ทำการการ Share อยู่บน Server ให้บุคคลกรในองค์กร Access เข้าไปถึงทรัพยากรที่อยู่ในภายใน Folder ที่ทำการ Share อยู่บน Server และเนื่องจากองค์กรมีบุคคลกรที่มีตำแหน่งและหน้าที่ความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน เราจึงต้องมีการกำหนด premissions ในการถึง File Share ที่แตกต่างกันซึ่งมีอยู่ทั้งหมด 3 รูปแบบได้แก่

                       - Full Control คือสามารถทำการ เขียน,อ่าน,และสุดท้ายคือการให้สิทธิ user ภายในองค์กรได้

                       - Change คือสามารถทำการ เขียน,อ่าน ได้ แต่ไม่สามารถทำการให้สิทธิ ผู้อื่นภายในองค์กรได้

                       - Read คือสามารถทำการ อ่านได้อย่างเดียวไม่สามารถทำการ เขียนหรือทำการแก้ไขได้ ให้สิทธิผู้อื่นก็ไม่ได้

    และส่วนสุดท้ายคือการเข้า file share ที่อยู่บน Server เราสามารถทำการ Access ได้ด้วย 2 วิธีด้วยกัน อันแรกคือ เราสามารถเขียน UNC path เพื่อ Access เข้าถึงตำแหน่งที่ข้อมูลทำการเก็บอยู่โดย \\Server01\  (Server01 คือ เครื่องที่เก็บ Folder ที่ทำการ Shareเอาไว้)

      Social Marketing
     Social Marketing หรือการตลาดเพื่อสังคม คือ การออกแบบกิจกรรมการตลาดเพื่อให้ประโยชน์ตกไปถึงสังคม แต่คำว่า Societal Marketing เป็นการนำเอาเนื้อหาสาระประเด็นทางสังคมมาใส่ในโฆษณาหรือกิจกรรมทางการตลาดของตัวเอง ประโยชน์อาจจะไม่ได้ตกอยู่กับสังคม แต่อยู่กับองค์กร ทั้งนี้ เพื่อทำให้เกิดความใกล้ชิดกับกลุ่มเป้าหมาย เป็นการทำการตลาดทางสังคม ไม่ใช่การตลาดเพื่อสังคม

Communities

           องค์ประกอบของชุมชน

          1. มีอุดมการณ์วิสัยทัศน์ร่วมกันและมีทิศทาง เดียวกัน

          2. มีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ร่วมกัน

          3. มีผลประโยชน์ร่วมกัน

          4. ผู้นำมีความรู้ทักษะในด้านความคิดศีลธรรม การประกอบอาชีพ การพูด ประสานงาน บารมี

          5. สมาชิก

        6. การบริหารจัดการมีการตัดสินใจร่วมกัน การจัดโครงสร้าง บทบาท หน้าที่ กำหนดกฎกติการ่วมกัน สถานที่ ทรัพยากรการสื่อสารการ ประสานงาน การควบคุม ตรวจสอบและประเมินผล

          7. กิจกรรมมีอยางต่อเนื่อง มีประโยชน์ต่อองค์กร สมาชิกและชุมชน

          8. ทรัพยากรที่เป็นทุนและงบประมาณเช่น องค์ความรู้ ประสบการณ์ เทคโนโลยีและการประสานทุนจากภายในและภายนอกชุมชน

     ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำงานร่วมกันและธุรกิจเพื่อสังคม

     ด้านผลผลิต

          คนที่มีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกันสามารถจับความเชี่ยวชาญและแก้ปัญหาได้เร็วกว่าจำนวนคนที่ทำงานแยกจากกัน จะมีข้อผิดพลาดน้อยลง

     ด้านคุณภาพ

           คนทำงานร่วมกันสามารถสื่อสารข้อผิดพลาดและการดำเนินการแก้ไขได้เร็วกว่าถ้าพวกเขาทำงานในการทำงานร่วมกันและใช้เทคโนโลยีทางสังคมช่วยลดความล่าช้าในเวลาในการออกแบบและการผลิต

     ด้านนวัตกรรม

         คนที่ทำงานร่วมกันสามารถเกิดแนวคิดใหม่ ๆ ขึ้นได้ดีกว่าในการให้บริการผลิตภัณฑ์และการบริหารงานที่ทำงานแยกจากกัน มีข้อดีของความหลากหลายและภูมิปัญญาของกลุ่มคน

      ความสามารถในการทำกำไรด้านการเงินและยอดขาย 

          เป็นผลมาจากทุก บริษัท ร่วมกันข้างต้นมียอดขาย, ยอดขายเติบโตและประสิทธิภาพทางการเงิน

    บทบาทของระบบสารสนเทศในธุรกิจ 

   ฝ่ายระบบสารสนเทศประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญ ได้แก่
                         - โปรแกรมเมอร์  
                        - นักวิเคราะห์ระบบ
                        - ผู้นำโครงการ 
                        - จัดการระบบข้อมูล
                        - หัวหน้าเจ้าหน้าที่ข้อมูล (CIO)
                        - เจ้าหน้าที่ความรู้หัวหน้า (CKO)
                        -  หัวหน้าเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (CSO)
                        - หัวหน้าเจ้าหน้าที่ความเป็นส่วนตัว (CPO)
                        - เจ้าหน้าที่ข้อมูลหัวหน้า (CDO)  
                        - ผู้ใช้ปลายทางคือตัวแทนของหน่วยงานภายนอกกลุ่มระบบสารสนเทศที่มีการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์
      ที่มา
     : https://www.gotoknow.org/posts/380033
     : http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128121/index2.html
     : http://www.bangkokbiznews.com/blog/detail/627579